People Management: Merangkul Orang Dengan Cerita
Real managements is developing people through work — Agha Hasan Abedi
Seperti kutipan di atas, saya juga memiliki beberapa pengalaman yang memperlihatkan bagaimana dengan melakukan developing orang lain dalam tim kerja dapat dikatakan sebagai manajemen yang sesungguhnya. Maka dari itu terdapat sebuah istilah yang disebut dengan People Management yang nantinya akan saya coba bahas pada artikel kali ini dari perspektif yang cukup berbeda (berdasarkan pengalaman dengan validasi teori yang ada).
Agar dapat lebih mudah dipahami, mari kita simak kisah nyata yang pernah saya alami.
Kekuatan Bercerita
Awal Mula
Pada beberapa waktu yang lalu saya dihadapkan dengan kondisi dimana saya harus menyelesaikan suatu proyek dari mata kuliah Proyek Perangkat Lunak (PPL) . Tentu saja saya tidak akan mengerjakan proyek tersebut sendirian. Saya sudah lebih dahulu janjian dengan teman saya yang bernama rifqi. Selama masa pembentukan kelompok, kami sudah berusaha mencari partner agar kelompok kami dapat terpenuhi nantinya (pada saat itu kami belum tau bahwa anggota terdiri atas 5 orang).
Pada akhirnya saya dan rifqi mendapatkan 2 orang tambahan yang asal usulnya mirip seperti kami berdua (partner terus hehe). Kedua orang tersebut adalah Hanricie dan juga Ilham. Kami berempat sebenarnya memang sudah tidak asing bekerja bersama, karena sebelumnya kami pernah berada pada satu divisi salah satu kepanitiaan di Fasilkom UI pada tahun pertama kami berkuliah. Dari sana, kami berempat sudah memiliki pengetahuan yang cukup mengenai background masing-masing anggota dalam tim. Hingga terdengar rumor bahwa proyek yang akan kami lakukan harus dikerjakan oleh tim yang terdiri dari 5 orang.
Singkat cerita, kami bertemu dengan salah satu mahasiswi yang tentu saja berada pada tahun yang sama dan memutuskan untuk mengajak dia untuk masuk ke dalam kelompok kami. Orang tersebut adalah Mahdia. Kami lagi-lagi tidak begitu asing dengan mahdia, walau saya tidak pernah berada pada satu divisi kepanitiaan dengannya, kami pernah berada di kelompok yang sama pada mata kuliah di tahun pertama kami di Fasilkom UI. Anggota kelompok yang lain pun terlihat sudah akrab dengannya karena memang saat perkuliahan masih dilaksanakan secara luring, kita sering bertegur sapa setiap kali berjumpa (lebih sering ketika waktu makan siang hehe di kantin).
Dinamika
Tiba saatnya untuk mengerjakan proyek yang telah kami pilih, yaitu SekolahKu, sebuah Aplikasi berbasis website yang memungkinkan para siswa/orangtua/wali untuk mendaftar ke salah satu sekolah yang membuka pendaftaran secara daring melalui SekolahKu. Terdengan seru sehingga hal tersebut yang membuat kami sepakat untuk memilih proyek tersebut.
Tiba akhirnya kami bertemu dengan Product Owner yang bernama Kak Pandu dan juga Scrum Master yaitu Kak Mikhael. Kami mulai mengerjakan proyek dimula dari membuat prototype dengan PBI yang telah dirancang oleh Kak Pandu selaku PO. Pada waktu itu kami sedikit kesulitan karena tidak terdapat pembagian kerja yang jelas sehingga pekerjaan yang kami lakukan terkesan acak dan tidak teratur. Hingga pada akhirnya prototype selesai dengan beberapa kesalahan minor yang dikomentari oleh dosen saat kami mempresentasikannya.
Setelah prototype final, kami selanjutnya akan memasuki masa sprint-1 dimana kita akan mulai mengimplementasikan fitur yang telah ditetapkan pada sprint planning dan harus diselesaikan dalam jangka waktu 2 minggu (1 sprint). Kami yang beranggotakan 5 orang mau tidak mau harus membagi ke dalam dua bagian besar yaitu front-end developers dan back-end developers. Karena menurut kami pembagian seperti itu akan jauh lebih aman dan sudah lumrah dilakukan. Kami memutuskan untuk tidak menghadirkan full-stack developer pada kelompok agar semuanya lebih fokus ke bagian yang telah dipilih. Karena dari awal saya sudah digadang-gadang untuk mengurus dev-ops maka dengan sukarela menarik diri sendiri masuk sebagai back-end developers yang kemudian ditemani oleh Ilham. Mahdia, Rifqi, dan Hanrichie memutuskan untuk menjadi front-end developers.
Karena platform yang digunakan untuk back-end adalah Django Rest Framework (DRF), saya dan Ilham hanya butuh waktu penyesuaian yang tidak begitu lama karena sudah lebih dahulu berkenalan dengan Django saat tingkat dua dulu. Lain cerita, Mahdia, Hanrichie, dan Rifqi harus memutar otak lebih keras karena selama ini belum pernah melakukan developing menggunakan react. Kalau sudah pernah pun hanya dasar-dasarnya saja sehingga penyesuaiaan yang dilakukan pun lebih banyak.
Tiba di akhir sprint 1, terlihat memang belum mencapai target yang telah ditetapkan di awal baik dari tim front-end atau pun back-end. Kami mendapatkan feedback untuk mengeksplorasi lebih lanjut mengenai framework yang kami gunakan agar kedepannya pekerjaan kami dapat lebih mudah diselesaikan. Pada Sprint Retrospective 1, kami mengevaluasi kinerja kami.
Masing-masing dari kami setuju bahwa kami terlalu deadliner dalam mengerjakan proyek sehingga terdapat tunggu-tungguan dari salah satu anggota terhadap fitur anggota lainnya yang belum diselesaikan. Kami juga sepakat untuk meningkatkan intensitas komunikasi dengan mennggunakan discord. Hal tersebut juga dapat mendukung kinerja kami setelah adanya fitur bot Gitlab sehingga kami dapat menerima notifikasi update push yang dilakukan ke dalam repository. Dengan discord, kami juga dapat mengadakan live coding jika terdapat permasalahan yang dialami oleh salah satu anggota yang tentu saja diiringi dengan saling bercerita satu sama lain atau bahkan nyanyian beat box yang dilantunkan oleh Ilham, sang beatboxer manca negara.
Improvement
Minggu kian minggu berlalu, hingga tibalah kami pada Sprint Review — 3. Pada sprint review kali ini, kami telah mempersiapkan segala sesuatunya lebih baik dan teratur, mengingat komentar sprint review sebelumnya kurang memuaskan. Dari hasil sprint review tersebut kami mendapatkan feedback yang positif karena progress yang dilakukan terlihat jauh lebih baik dari sprint yang sebelumnya telah dilalui.
Baik, mungkin untuk kalian yang suka membaca novel akan senang untuk mebaca cerita di atas karena ya tentu saja kalian penasaran apa yang akan terjadi oleh kita sehingga terus-terusan scroll hingga sampai ke bawah sini. Untuk kalian yang kurang suka membaca, mungkin bisa langsung masuk ke inti bahasan karena kita akan menarik intisari cerita di atas melalui bagian ini.
Oke cit, apa yang bisa kita ambil?
Nah teman-teman dapat mengartikan sendiri dari cerita di atas dengan melihat segala dinamika dan proses yang terjadi dalam kelompok kami. Kalau bisa saya artikan, People Management adalah kemampuan untuk memotivasi, mengatur, memberikan arahan kepada anggota tim (termasuk diri sendiri jika memang tergabung di dalamnya) untuk meningkatkan produktivitas kerja secara profesional.
Terdengar familiar? jelas karena memang sejatinya kita semua telah menerapkan people management dari skala yang paling kecil yaitu diri kita sendiri. Dari cerita di atas, dapat dilihat kita sebagai anggota tim melihat adanya fenomena yang harus disingkirkan dan menggantinya dengan sesuatu hal yang dapat meningkatkan produktivitas kita. Sebagai contoh, keputusan kita untuk lebih mengeksplorasi framework yang digunakan dan juga menggunakan platform discord adalah bentuk pengelolaan kepada dir kita sendiri (sebagai anggota tim) untuk meningkatkan efisiensi dan juga kualitas pekerjaan.
Jika kalian benar-benar menyimak cerita di atas, kalian dapat melihat bahwa kita secara individu dalam kelompok sudah menerapkan 5 kunci untuk membangun people management yang baik, yaitu:
1. Create (Bentuk)
Pembentukan tim yang tidak asal-asalan sehingga sudah terdapat chemistry kelompok sejak awal dan yang paling penting adalah tidak adanya rasa paksaan. Hal ini yang membuat kamu sejak awal tidak memiliki hard-feelings satu sama lain karena sudah saling mengenal. Bentuk usaha untuk menghargai perbedaan akan dijelaskan pada poin 2 dan 5.
2. Comprehend (Memahami)
Setelah kami tergabung dalam tim yang kami ketahui akan bekerja sama dalam jangka waktu tertentu, kami memutuskan untuk memahami satu sama lain apa pun perbedaan dan keunikan yang dimiliki setiap individu. Kami menghargai setiap canda yang berusaha dihadirkan oleh Ilham dan Hanrichie atau pun suara microphone Rifqi yang selalu terdengar kecil dan terkesan seperti orang menangis. Jadikanlah setiap perbedaan dalam kelompok sebagai hal yang harus disyukuri karena belum tentu kalian dapat menemukan hal seperti itu ketika tidak ada orang tersebut di dalam nya :).
3. Communicate (Komunikasi)
Merasa komunikasi yang kami lakukan kurang efektif karena hanya mengandalkan group line, kami memutuskan untuk memanfaatkan Discord sebagai platform tambahan untuk berkomunikasi. Komunikasi yang terjadi di dalamnya pun lebih teratur karena kita lebih leluasa untuk memanfaatkan fitur yang tersedia dan mempermudah kami dalam proses penyelesaian proyek ini. Selain itu, cerita yang dibagikan setiap individu saat sedang melakukan coding bersama adalah bentuk penyesaian kita terhadap anggota lainnya. Dengan begitu kita juga dapat merasakan anggota tim lain sebagai teman pendengar, bukan hanya sebagai anggota tim yang acuh tak acuh terhadap masalah setiap anggota lainnya.
4. Collaborate (Kolaborasi)
Dengan sering melakukan bug-fixing secara bersama dan mengkomunikasikan permasalahan yang ada, kita secara tidak langsung telah melakukan kolaborasi. Apalagi fitur yang dikerjakan setiap individu pastinya tidak akan bekerja jika tanpa adanya fitur lainnya yang dikerjakan oleh anggota tim lainnya.
5. Confront (Menghadapi)
Sejak awal, kita memang sudah dihadapkan dengan permasalahan yang memperlihatkan perbedaan spesialisasi setiap individu. Namun, hal tersebut justru membuat kita memaksimalkan resource yang ada dan permasalahan yang sedang dialami pun tak begitu saja di hiraukan. Kami berusaha untuk menjadi jauh lebih baik setelah mendapatkan feedback dari berbagai pihak yang terlibat agar kedepannya progress yang kami hasilkan akan lebih baik dan tentu saja dinamika di dalamnya dapat mudah diselesaikan.
Nah mungkin itu saja yang bisa saya sampaikan melalui artikel dan kisah kali ini, semoga dapat bermanfaat dan menjadi rujukan bagi kalian yang sedang mengalami kesulitan dalam proses manajemen di dalam sebuah tim. Jangan lupa untuk nantikan artikel lainnya dari saya yang tentunya akan jauh lebih menarik dari artikel sebelum-sebelumnya.
Jika terdapat kesalahan, kritik, dan saran dapat teman-teman sampaikan melalui Linkedin saya atau memberikan komentar melalui postingan ini.
Terima Kasih :)
